La géolocalisation présente de nombreux avantages pour les gestionnaires de parc avec la possibilité de suivre et de mieux organiser les parcours des véhicules permettant ainsi des gains financiers mais aussi plus de confort pour les conducteurs. Cependant, la géolocalisation nécessite un certain nombre de dispositions légales :
Employés
L’employeur doit informer ses employés et les partenaires sociaux de la mise en œuvre du dispositif de géolocalisation et des différentes informations collectées. La déclaration doit contenir :
- L’identité et l’adresse du responsable du traitement,
- La ou les finalités du traitement,
- Les données à caractère personnel traitées, leur origine et les catégories de personnes concernées par le traitement,
- Les destinataires de ces données,
- L’existence d’un droit d’accès et de rectification et d’opposition et leurs modalités d’exercice.
Une déclaration « normale » doit être faite auprès de la CNIL afin de déclarer le dispositif. Cette déclaration concerne :
- Les finalités du traitement,
- L’information des personnes concernées,
- La nature des données collectées,
- Les destinataires des information collectées,
- La durée de conservation des données collectées.
Gestionnaire Flotte
Pour pouvoir gérer et utiliser au mieux les informations supplémentaires arrivant auprès des gestionnaires de flotte, il faut mettre à jour les processus de gestion de flotte :
- Paramétrage des données les plus pertinentes pour l’entreprise
- Eventuellement, interface avec logiciel d’optimisation de tournée
Recommandations de la CNIL
Les finalités justifiant la mise en place d’un dispositif de géolocalisation sont :
- La contribution à la sécurité des personnes ou des marchandises transportées
- Une meilleure gestion des moyens en personnel et véhicules (prestations à accomplir en des lieux dispersés) ;
- Le suivi et la facturation d’une prestation ;
- Le suivi du temps de travail des employés, lorsque ce suivi ne peut être réalisé par d’autres moyens.
La géolocalisation n’est pas justifiée si un employé a la liberté d’organiser ses déplacements (visiteurs médicaux, VRP, etc.). Le système ne doit pas collecter les données en dehors des heures de travail. Un bouton permettant la désactivation de la géolocalisation doit être installé à cet effet.
Pour respecter les dispositions CNIL, le dispositif :
- ne doit pas permettre la collecte d’informations concernant les éventuels dépassements des limitations de vitesse ;
- doit nécessairement s’accompagner de mesures de sécurité limitant l’accès aux données de géolocalisation aux personnes habilitées ;
- nécessite de fixer une durée de conservation adéquate de ces données (généralement 2 mois) ;
- implique au préalable la consultation des instances représentatives du personnel et l’information individuelle des employés concernés relative à la finalité du traitement, les données traitées, leur durée de conservation, les destinataires des données, leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition;
- ne doit pas s’appliquer aux employés investis d’un mandat électif ou syndical lorsqu’ils agissent dans le cadre de leur mandat.
Site Internet de la CNIL
Remplissez le formulaire en ligne en cliquant sur le lien suivant vers la “déclaration normale”
